C.KİŞİSEL RUHSAL DOSYA
Okullarda öğrenciler hakkında çok değişik tekniklerle değişik kaynaklardan toplanan bilgilerin, özetlenerek sistemli bir biçimde kaydedildiği dosyalara kişisel ruhsal dosya denir. Aslında kişisel ruhsal dosya çeşitli tekniklerle toplanan bilgilerin özetlendiği bir tür merkezi kayıt tutma sistemidir.

Kişisel ruhsal dosyada değişik yollardan toplanan bilgilerin sistemli bir biçimde özetlenip bir yere kayıt edilmemesi halinde gelişimsel olarak daha sonra bunlardan yararlanma imkanı olmaz. İşte kişisel ruhsal dosya, bu bilgileri devamlı el altında bulundurma ve yıllarca kullanabilme fırsatı verir.

Bu dosyada, tüm bilgiler, bu amaçla hazırlanmış bir defter sayfaları üzerine yerleştirilir. Defterde gereği kadar sayfa bulunur. En son yaprağın iç kısmında da bilgi toplama araçlarının yerleştirilebileceği boş bir zarf yapıştırılır. Dolu araçlar bu zarf içinde saklanır.

Bir kişisel ruhsal dosya şu konulardaki bilgileri kapsar:

(a) Tanıtıcı ve kişisel bilgiler(öğrencinin fotoğrafı, adı ve soyadı, cinsiyeti, doğum yeri ve tarihi, adresi ve telefonu vb.),

(b) Ev ve aile durumu(anne, baba, kardeşleri, meslekleri, kültürel ve ekonomik durum, aile içi ilişkiler, ailenin yapısı vb.),

(c) Sağlık ve bedensel gelişim(beden gelişimi, geçirdiği hastalıklar, görme ve işitme durumu, sakatlıkları vb.),

(d) Okul geçmişi ve akademik durumu(devam ettiği okullar, akademik başarısı, test sonuçları, genel yetenekleri vb.),

(e) Özel yetenekleri, ilgileri ve iş tecrübesi,

(f) Eğitsel ve mesleki planları,

(g) Öğrenciye yakın başka bilgi kaynakları ve kişiler vb

Kişisel ruhsal dosyada yer alacak bilgiler öğrencinin gelişimin belirli zaman aralıkları ile sürekli olarak gösterebilecek nitelikte ve normlarla karşılaştırmaya uygun sosyal veriler biçiminde düzenlenmelidir. Böylece kişisel ruhsal dosyanın yıllara, uygulamalara ve gelişmelere göre sürekli olarak yeni bilgileri kapsaması sağlanmış olur.

Kişisel ruhsal dosyalarda gizli bilgiler yer almamalıdır. Genel bir kural olarak, sonradan bir başkası tarafından öğrenildiğinde bireyin gelişimini ve mutluluğunu olumsuz yönde etkileyebilecek her türlü özel bilgi gizli bilgi kabul edilir. Ayrıca yine bir ilke olarak, kişisel ruhsal dosyalar okul yöneticilerine, öğretmenlere danışmanlara, öğrencilerin kendilerine ve hatta velilere de açık olan ve onların yararlanmasına sunulan dokümanlardır. Bu ilkelerde kişisel ruhsal dosya içinde yer alacak bilgileri ve bunların ayrıntılarını belirlemede önemle dikkate alınmalıdır.