Projeli Çalışma Düşüncesi

Günümüzde bilim ve teknoloji baş döndürücü bir hızla ilerlemekte, haberleşme ve ulaşım araçları sayesinde dünya bir köy haline gelmektedir: Böylece ticaret, sanayi ve imalattan eğitim, araştırma ve kültürel alanlara kadar ülkeler arasında ortak çalışma imkanları doğmakta, hatta zorunlu hale gelmektedir. Diğer yandan eski zaman insanları pek çok marifet sahibi iken günümüz insanları yalnız belli bir konuda uzman veya profesyoneldir. Buna karşılık günümüz problemleri bir kişinin hatta bir kurumun çözemeyeceği kadar karmaşıktır. Ayrıca her alanda kıyasıya bir yarış ve rekabet söz konusudur. Böyle bir ortamda kurum ve toplumların varlıklarını sürdürebilmeleri için zaman, insan gücü ve diğer kaynakları en iyi şekilde değerlendirme zarureti vardır. Bu ise bir plan ve programla gerçekleştirilebilir. Plan ve program ise bir organizasyon işidir.

Şirket ve kurumların başarılarının sürüp gitmesi, topyekün toplum hayatımızın nizam ve ahenginin sağlanıp devam etmesi isteniyorsa, öncelikle bunlara yönelik bir planın bulunması, bu planın bir programa bağlanması ve programı oluşturan alt bölümlerin belirlenip, bunlara has projelerin hazırlanıp hayata geçirilmesi gerekir.

Projeler programların yapı taşları olup, programların gerçekleşmesi projelerin başarısına bağlıdır. Bu sebeple sistemli, planlı ve bilinçli çalışmanın bir göstergesi olarak algılanan proje düşüncesi ve projeli çalışmalar son yıllarda büyük bir rağbet görmektedir.

Projeli çalışmanın en önemli özelliği onun rutin bir iş olmayıp; istisna olması, bir kez uygulanması, iş yapısı, gaye, hedef, girdiler ve beklenen sonuç gibi temel esaslarda mutlaka farklılıklara sahip olmasıdır. Rutin işlerle yetinen kurum ve ülkeler değişen şartlara uyum sağlayamaz, emsalleri karşısında geri kalır, gücünü kaybeder, cazibesi yok olur ve zamanla çürüyüp varlığı silinir giden Bunun aksine rutin işlerle yetinmeyip hamlelerini yeni projelerle destekleyenler zirvelere tırmanır, hep önde olur ve insanlığı peşinden sürüklerler.

Planlama ve projeleme ile ilgili bir çalışmaya başlamak için iki şey açıklık kazanmalıdır: Birincisi, çalışmanın hedef ve gayesi hakkında net bir karara varılmış olmasıdır. İkincisi, çalışma başarılı olarak yürütülecek şekilde; mevcut insan gücü, zaman, mekan ve paranın etkin kullanımı sağlanmalıdır. Bunlardan birincisine tanımlama, ikincisine kontrol adı da verilebilir. Bunlardan biri olmaz ise belirlenen bütçe ve zaman sınırları dahilinde sonuca ulaşmak çok zordur.

PROJENİN TANIMLANMASI

Projeli çalışmada tanımlama ile ilgili kısım, dört şeyin tanımlanıp açıkça ortaya konmasını gerektirir. Bunlardan birisi gaye olup beklenenin ne olduğu, projenin niçin gerektiği gibi hususların açıkça tanımlanması demektir. Gayenin belirlenip tanımlanması projenin en kolay aşaması gibi görünmesine rağmen üzerinde titizlikle durulması gereken bir husustur. Çünkü problemin esas kaynağına inmeden veya üst yöneticinin isteğini anlamadan tanımlanan gaye ve hedeflenen sonuç, bundan sonra yapılacak çalışmaların tamamını manasız ve neticesiz kılar. Tanımlanması gereken ikinci şey yapılacak iş ve görevlerdir. Büyük bir proje küçük parçalara ayrılıp her parça sistemli olarak ele alınmalıdır. Projenin programa göre tamamlanabilmesi büyük ölçüde buna bağlıdır. Baştan belirlenecek üçüncü şey program olup, bu her bir iş parçasının başlama ve bitiş tarihini ifade eder. Dördüncüsü ise bütçedir. Projenin maliyetinin ne olacağının baştan belirlenmesi, projenin hem üst yönetim tarafından kabul edilmesi, hem de kaynak temini açısından önem taşımaktadır.

PROJENİN KONTROLÜ

Projeli çalışmada ikinci önemli husus kontroldür. Kontrol edilecek birinci şey, proje ekibinin kurulup ekip elemanlarının bir araya getirilmesidir. Proje ekibinin oluşturulmasında iki yöntemin uygulandığı görülmektedir. Birincisinde üst yönetim ekipte görev alacak elemanları atar. Böyle bir ekibin çalışması oldukça zordur. İkincisinde, proje yöneticisi ekibini kendisi seçer. Bu yöntemde, proje çok iyi bir şekilde üst yöneticilere tanıtılmalıdır. Proje kabul gördükten sonra onlar tarafından alt birim yöneticilerine de iletilmesi gerekir. Bu hem ekibin kurulmasında hem de kaynak temininde büyük kolaylık sağlar.

Kontrol edilecek ikinci şey, proje yöneticisi tarafından ekipteki her elemanın görevinin net bir şekilde belirlenip sorumluluklarıyla beraber ona iletilmesidir. Projenin istikrarlı yürümesi, istikrarlı bir proje yürütücüsüyle sağlanabilir. İstikrarlı bir yönetici, proje ile ilgili çalışmaların koordinasyonunu sağlar.

Kontrol edilecek üçüncü şey projenin planlandığı gibi yürüyüp yürümediği, harcamaların bütçe dahilinde olup olmadığı ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının izlenmesidir. Eğer ortaya çıkan problemler varsa bunların giderilmesi, programın gerisinde kalınmışsa çalışmaların hızlandırılması, bütçe harcamalarında sapma varsa bunların azaltılması ve bütün bu olumsuzlukların kontrol edilemez hale gelmeden proje yöneticisinin hemen harekete geçmesi gerekir.

Kontrol edilecek son şey, projenin tamamlanıp beklenen sonuca ulaşılmasıdır. Bu adım atılmazsa, proje baştan ne kadar iyi yürümüş olsa da sürüncemede kalır ve gaye gerçekleşmez. Bu yüzden, ekip elemanları gevşemeden son hamle yapılmalıdır.

Araştırma kurumları araştırma projelerini; yayınevleri üstün kaliteli kitapların hazırlanıp basılmasını; dergi, gazete ve televizyonlar büyük ses getiren yayınlarını; firmalar yeni yöntem ve yeni pazarlarını; yöneticiler kaynakların etkin kullanımını; eğitim kurumları başarılarının devamını hep aynı yöntemle, yani projeli çalışma düşüncesiyle gerçekleştirirler.

PROJELi ÇALIŞMAYA ÖRNEKLER

Otomobil firmalarının her yıl farklı bir model otomobil ürettiğini bilmeyen yoktur. Yani bir yıl sonra üretilen bir otomobil bir önceki yıldakine göre en azından bir yönüyle daha gelişmiş durumdadır. İşte otomobil modelinde yapılan değişiklik bir projenin ürünüdür. Fabrikada çalışan yüzlerce kişi bütün işlerini yaparken, belli bir ekip yeni modeller için projeler üretir. Hatta bu maksatla birden fazla ekip çalışabilir. Çünkü yeni model için alternatif sayısı ne kadar fazla olursa, karar vericiler en iyisini seçmede büyük bir esnekliğe sahip olurlar. Aslında bu bir israf değildir. Tabiatta da bunun örneklerini çokça görmekteyiz. Mesela bir balık milyonlarca yumurta bırakır ama bunlardan çok azı balık olur. Yine bir insanın milyonlarca sperminden sadece bir elin parmaklarıyla gösterilebilecek kadar çocuk olur. Burada esas gaye neslin devamı olup, bu uğurda milyonlarca alternatifin heba olması israf olarak görülmemekte belki zorunluluk olmaktadır o halde mükemmele ulaşmak için proje ekipleri kurup, alternatif modeller üretmek ve bunlardan en iyisini seçmek yaratılışa uygun bir davranıştır.

Projeli çalışmaya diğer bir örnek Güneydoğu Anadolu Projesi (GAP)dir. Bu proje 17 adet baraj, 1 milyon 700 bin hektar alanın sulanması, Türkiye’nin elektrik üretimini iki katına çıkaracak hidroelektrik santrali yapımı ve bunlara ilaveten sanayi, ticaret, eğitim, sağlık durumlarının iyileştirilmesiyle bölge halkının ekonomik sosyal ve kültürel yönden gelişmesini hedeflemektedir. Böyle büyük bir projenin gerçekleşmesi onun alt projelere bölünüp her projenin başarıyla yürütülmesine bağlıdır. Bunlardan sadece sulama ile ilgili çalışmalar bile sulama kanallarının yapılması, yetiştirilecek bitki çeşitlerinin seçimi, uygulanacak sulama yöntemlerinin belirlenmesi, çiftçi eğitimi ve pazarlama gibi çok sayıda problemin çözülmesini gerektirmektedir. Bu problemler de ancak belde veya köy seviyesinde ele alınıp projelendirilmesiyle çözülebilir. İşte böyle bir çalışma alt birimlere bölünür, hedefler iyi tanımlanır ve işler projeli çalışma mantığı içinde yürütülürse umumi gayeler de o nispette gerçekleşme imkanı bulur.

Projeli çalışmalar hep böyle büyük para gerektiren işler de olmayabilir. Mesela sürekli yayınlanan bir derginin bir sayısının hazırlanması da bir proje olarak düşünülebilir. Böyle bir proje; o sayıda işlenecek konunun seçilmesi, bu konuda yazı yazacak ekibin oluşturulması, bu ekibin toplanarak konunun sınırlarını belirleyip alt bölümlere ayırması, her bölümden sorumlu kişilerin tespiti, yazıların son teslim tarihi, bu işlerin kontrolünü kimin yapacağı ve çıkan problemleri kimin çözeceğinin belirlenmesi ve bu plan çerçevesinde derginin yayınlanması gibi hususları içine alır.

Piyasada gördüğümüz veya bildiğimiz en kaliteli dergiler şüphesiz böyle bir projeli çalışmanın meyveleridir.

Projeli çalışma önemli olmakla birlikte bir çalışmanın önüne ‘proje’ kelimesini eklemekle onun projeli çalışma olamayacağı açıktır. Projeli çalışma, tanımlanmış bir hedef ve gayesi, birbiriyle ilişkili aktiviteleri, belli süresi, ulaşılması gereken sonuçları, sorumluluk ve yetki sınırları çizilen bir ekibi ve kullanılmak üzere bütçesi olan bir çalışmadır.

En güç projelerde bile, işler tam olarak tanımlanır ve mantıklı olarak bölümlere ayrılırsa hiçbir işin büyük olmadığı görülür. Bu da bizi, ‘eğer yolu ve yöntemi araştırılıp bulunur ve buna göre hareket edilirse başarılamayacak iş yoktur’ sonucuna götürür.

Prof.Dr. Harun AVCI